Function入社手続き
※画面は、わかりやすくするために一部アニメーションを入れています。
入社手続きについて こんなお悩みはありませんか？
本部の
- 書類の記入漏れで、差し戻しと郵送を何度も繰り返している
- マイナンバーを店舗経由で集めていて、管理が心配
- 手書きの書類を給与システムに入力し直している
店長・スタッフ
- 忙しい営業中に、書類の説明と回収をしなければならない
- 書類がそろうまで、採用した人に働いてもらえない
- 書き間違いのたびに書き直してもらうのが申し訳ない
HybRidを使うと 入社手続きの流れ
- 1
QRコードを
渡す 本部雇用形態・店舗ごとのQRコードを用意（初回のみ）
店長・スタッフ店長が新しいスタッフにQRコードを見せる
- 2
スマホで
入力 店長・スタッフ本人情報・マイナンバー・口座・通勤経路を入力
- 3
確認・差し戻し
本部不備があればオンラインで差し戻し
店長・スタッフスマホでその場で修正
- 4
承認
本部内容を確認して承認。CSVで給与システムへ
店長・スタッフ承認されたらすぐに勤務できる
これまで
約2時間 / 1人あたり
- 入社書類の準備・郵送
- 記入漏れの確認と差し戻し
- 回収・ファイリング・手入力
HybRid導入後
約10分 / 1人あたり
- 店長がQRコードを渡す
- スタッフがスマホで入力
- 本部が確認して承認
※株式会社心斎橋ミツヤさまの導入事例より。1人の入社対応（チェックを含む）にかかる本部の作業時間
良いところも、手間がかかるところも 導入のメリット・デメリット
本部の
- 書類の郵送・保管がなくなる
- 不備はオンラインで差し戻し、その場で直る
- 入力し直しがなくCSVで給与システムへ
最初に、会社に合わせたテンプレートの設定が必要です（設定はHybRidのスタッフが代行します）。
店長・スタッフ
- 店長はQRコードを渡すだけ
- スタッフは24時間いつでも入力できる
- 承認されればすぐに勤務できる
初めての方には、入力の流れを一度だけ案内する必要があります（配布用の案内をご用意します）。
入社手続きの注目ポイント
9か
国語で 申請できる 外国籍スタッフが書類を読めない
入社申請・マイナンバー・年末調整の画面を、日本語を含む9か国語で表示できます。本人が母国語で読みながら入力できるので、説明の時間も書き間違いも減ります。
身元保証書も
オンラインで 身元保証書の郵送・回収が手間
保証人にSMSやメールで依頼し、スマホで登録と同意をしてもらえます。届いたURLと確認コードで本人を確かめるので、紙のやり取りも成りすましの心配も減ります。
マイナンバーの
画像を 残さない マイナンバーの写しの保管が不安
申請に付いたカードなどの画像は、承認からしばらくすると自動で削除されます。必要な情報だけを残し、余計な個人情報を持ち続けない仕組みです。※オプション「画像保管」をお申し込みの場合は、画像を残しておくこともできます。
※画面は、わかりやすくするために一部アニメーションを入れています。
実際に使っている企業の 導入企業の声
イコン株式会社 さま
入社申請と
イコン株式会社が、紙で回収していた入社申請と年末調整をHybRidに移行した事例。書類が揃うまで勤怠システムに登録できず採用決定後すぐに勤務できないうえ、マイナンバーは専用メールアドレスで回収していた。導入後は24時間申請できるようになり初勤務までの時間が短縮し、マイナンバー専用アドレスも不要になった。
事例を
株式会社1&D ホールディングス さま
入社手続きが
多店舗を運営する株式会社1&D ホールディングスが、紙の入社書類をHybRidでペーパーレス化した事例。入社書類セットを店舗へ配送し、不備があれば店長と本社の間で差し戻しを繰り返していた。導入後は最短3日かかっていた入社手続きが1日に短縮し、全社で月200時間の業務時間と月40万円のコストを削減した。
事例を
