Caseイコン株式会社

導入の目的：個人情報を店舗に持たせない入社申請へ

三島様：これまで入社申請は紙の書類を回収しており時間がかかっているほか、個人情報が店舗を通過するというプロセスについて、個人情報管理の観点から課題として感じていました。
できる限り個人情報を店舗に持たせることは避けたかったのです。
またマイナンバーについては専用のメールアドレスを作り、メールで回収している状況でした。

導入前の課題：紙の入社書類と年末調整書類の回収に時間

三島様：入社申請については採用が決まった際に書類を渡し、次回出勤時に持参してもらっておりました。書類がそろってから勤怠システムに登録をし、登録が完了するまで勤務できないので、採用決定後すぐに勤務するということはできない状況でした。
人手不足の状況にもありますので、人手の確保という点においても採用から勤務までのスピードをあげるということは課題になっていました。

また年末調整については本部の担当者が週に1回店舗を訪問した際に回収していましたが、揃っていないと翌週まで待たないといけなくなっておりました。
本部側でも提出・未提出のチェックや、年末調整業務に取り掛かるまでに時間がかかってしまっている状況でした。

選定の決め手：必要な機能がシンプルに揃っていること

三島様：他のシステムの話を聞いた時に、多機能ではあるが使いこなせるか不安、またそこまで必要ではないのではないかと思っていました。
HybRidは必要な機能がシンプルに揃っており、導入後も運用までスムーズにできると感じた点が決め手です。
他のシステムだと使いこなせず途中で辞めてしまっていたかもしれません。

導入効果：入社申請と年末調整のスピードが向上

三島様：一番変わったのはスピードです。特に入社申請と年末調整。書類の回収が不要になり、24時間申請をしてもらえるようになったことから、勤怠システムへの登録、初勤務までの時間も短縮されました。
個人情報の管理もクラウド上で行えるようになったため、マイナンバー専用アドレスも不要になりました。
また給与明細は既にWEB化していたのですが、HybRidに一元化しました。
管理するシステムが1つでよくなりましたし、従業員側も身上変更など含めてポータルサイトで確認・申請ができるようになったので、利便性が上がったと思います。

一押しのポイント：困ったときにすぐ答えてくれる手厚いフォロー

三島様：一番は手厚いフォローですね！困ったことがあればすぐに連絡し答えてもらえますし、ここまで手厚くフォローしてもらえると思っていなかったので助かっています。
すぐに連絡してしまうので、自分で操作を覚えなくなるのが問題点かもしれません(笑)