書類紛失リスクがなくなり引き継ぎも楽に。炉ばた焼店の入社書類をQRコードで回収｜株式会社杏花村の導入事例

労務管理システム「HybRid」の導入事例について、今回は大阪で「炉ばた焼漁火」などを運営している株式会社杏花村のHybRidご担当者である神宮さん、五十嵐さんにお話を伺いました。

※トップ画像（右）は株式会社杏花村代表取締役社長中川貴嗣氏

導入前の課題：入社書類の回収が店長任せで情報が不揃い

導入前、どのような課題をお持ちでしたか？

（神宮さん）「一人で全ての管理を行うのが大変でした。入社時の紙の書類回収はすべて店長任せになっており、管理できる情報も限られていました。人によっては、名前と最低限の情報だけということもありました。当時、人事総務は私一人だけで、不足している情報を催促して管理する余裕もありませんでした。そのため、店舗ごとに情報が揃っているところと、そうでないところがある状態でした。」

目の前で新鮮な食材が焼き上げられる様子を見ることができるカウンター。

紙の入社書類のリスク：紛失時の再提出と溜まる書類

紙の書類だと、紛失のリスクもありますが、管理は大変ではなかったですか？

（神宮さん）「そうですね。紛失してしまった場合、再度提出を依頼しなければならず、紙がどんどん溜まっていく一方でした。退職された方のファイルを整理する時間もなく、とにかく書類が溜まっていっていました。」

導入後の改善点：店長は入社時にQRコードを渡すだけに

ご導入後、改善された点はありましたか？

店舗運営の効率化：店長の入社書類対応が楽に

（神宮さん）「店長の業務が楽になったと思います。これまでは入社があると自分たちで書類を集めて事務所まで持ってきて、不足しているものは連絡していましたが、今ではQRコードを渡すだけになりました。HybRidを利用することで、紙よりも情報の不足も少なくなったと思います。今どきの若い方たちは、紙に書くよりもスマートフォンの方が使いやすいのだと思いますね。」

マニュアルの設置で店長も慣れ、運用が安定

（五十嵐さん）「私はシステム導入後の2023年12月頃に入社し、しばらくはシステムにかかりきりで、当初は少し大変だと感じました。しかし、店舗にHybRidでの入社申請のやり方やマニュアルを設置するなどして、2024年4月頃の入退社が多い時期には店長さんたちも慣れてきて、不足する情報も少なくなり、特に困ることなく運用できていました。」

焼き上げられた料理は、櫂（かい）にのせて提供される。

現在の課題：一部残る紙の書類と給与明細の電子化

現在の業務上の課題は何かありますか？

（五十嵐さん）「入社時のやり取りはオンライン化しましたが、まだ一部、紙で提出しなければならない書類があり、それらは紙やメッセージツールを介して届きます。HybRidで個別に従業員さんにメッセージが送れるようになると、もっと便利だと思います！給与明細も紙で渡しているので、今後はそこもデータ化できればより効率的になると思います。」

（神宮さん）「会社の方針として現在は紙で渡していますが、今後WEBに切り替える際には、HybRidでメールアドレスも回収できていて準備はできているので、徐々に変わっていくと思います。個人的には紙の管理に慣れていたので、システム化するとやりづらい部分もありました。しかし、今後の社会の流れとしても、このようなシステムになっていくのだろうと感じています。勤怠管理もシステム導入時は時間がかかりましたが、やってみて慣れてくると非常に便利になったので、HybRidもこれからさらに活用していきたいと思っています。」

導入してよかった点：労務管理の引き継ぎがしやすくなった

最後に、HybRidを導入してよかったと感じる点を一つ教えてください。

（神宮さん）「そうですね、今はあまり触っていませんが、やはり引き継ぎがしやすくなった点です。私としては紙の管理が楽ですが、集めた書類を独自のやり方で片づけて管理していると、それを誰かに教えるのは難しいと思いますし、チェックするポイントもたくさんあります。HybRidを利用することで、パソコン上で確認する点も統一され、引き継ぎが簡単になったと思います。」

（五十嵐さん）「私はHybRidがあってとても良かったと思っています。データ管理の方が慣れていることもあり、まだまだデータ化して効率的にできる部分はあると感じています。」

本格炉ばた焼が税抜300円（税込330円）の均一価格で楽しむことができる。

まとめ：紙の入社書類管理から脱却し労務管理を効率化

労務管理システム「HybRid」を導入することで、紙管理から脱却し、業務を効率化しました。これにより、書類の紛失リスクが減少し、管理業務にかかる時間も大幅に短縮されました。

HybRidの主なメリット

情報の一元管理：QRコードを活用した入社手続きで、必要な情報を効率的に収集・管理。
引き継ぎの容易さ：システム上でのデータ管理により、業務の引き継ぎが簡単に。
将来的なWEB化の準備：メールアドレスの回収など、WEB対応に向けた基盤が整備済み。

導入後の具体的な成果

書類紛失リスクの軽減
管理業務時間の大幅短縮
従業員満足度の向上

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新規出店に向けて若い世代を中心に積極的な採用活動を行っている。

株式会社杏花村様の紹介

株式会社杏花村は、「We Challenge!!」を合言葉に、「うまい、安い、楽しい」を超えた価値の創造に挑戦し続けています。温もりある炉ばた焼を中心に、高品質かつ低価格をモットーとした料理と空間を提供しています。中央卸売市場から毎日仕入れる新鮮な食材を丁寧に仕込み、多種多様な料理を300円（税込330円）という驚きの価格で提供。木のぬくもりを感じる空間づくりや、炉ばた焼カウンターでのダイレクトなサービスを通じて、言葉では伝えられない魅力と価値を創出しています。お客様からの「楽しかったよ」「ありがとう」「また来るね」という言葉を活力に、従業員一丸となって、磨き抜かれた技と伝統で革新的な未来を創造し続けています。

社名：株式会社杏花村
代表者：代表取締役社長中川貴嗣
所在地：大阪府大阪市
URL：https://www.rikimaru-group.com
事業内容：飲食店の経営（炉ばた焼漁火、炉ばた焼馬籠、炉ばた茶屋旅籠、炉ばた焼妻籠、炉ばた焼網場、炉ばた焼網衆、炉ばた焼十三船番所など）

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