店長のFAX作業と紙の管理が大幅に減少。海鮮居酒屋とすし屋の労務管理をクラウド化｜株式会社海翔の導入事例

今回は、大阪市内で行列の絶えない海鮮居酒屋とすし屋を5店舗運営している株式会社海翔で、現場と管理業務を兼任されている祝儀園明彦さんにお話を伺いました。

会社として、代表の白井が従業員全員に対して一番優先順位が高いのは労務管理・防火対策・衛生管理の3つで、何をするにも整っていなければならないという話がありました。

それに対して当時（導入前）は労務面については、わかっていてもできなかったことや、正直知らないことが多く、解決していかないといけない状況でした。

以前の社会保険労務士さんとのやり取りはクラウドシステムがなく、基本は紙でのFAXと電話のやり取りでした。

もちろん時間も要しましたが、特に店長さんにかかる事務的な作業の時間が多かったです。保険関係の書類や入社時の連絡票、個人情報、誓約書など、今の10倍くらいのFAXを送らないといけない現状でした。紙の量も非常に多く、入社のたびに送らなければなりませんでした。

社労士さんとの連絡のタイムラグもありましたね。すぐに連絡がつかなかったり、システムがなかったので情報をすぐに確認できなかったり、そのあたりの難しさがありました。

※水産会社直営のふじグループだからできる調達！

まず第一に店長の手間の負担を減らすことができました。そして紙の管理が非常に少なくなりました。この2点が主な効果だと思います。

もともと現場の労働時間の課題もあった中で、店長の営業時間外のバックオフィス業務が減り、店舗運営に注力してもらえる環境になりました。加えて、社労士業務もCSSさんに委託するようになり、連絡のタイムラグもなくなり、やり取りがスムーズになりました。

入社申請だけでなく、入社後の変更申請もアルバイトさんから直接申請が来るのはすごく便利ですね。これまでは店長さんに伝えて、店長さんから本部に連絡が来て、その返答を本部から店長、店長からアルバイトさんへという流れだったので、それがなくなったのはすごく良かったです。

※スタンドふじセンター裏天王寺店のとても風情がある店頭。

HybRidを導入してかなり改善されてきましたが、やはりもう少し効率化や環境の整備ができる部分はあるので、より従業員が働きやすい環境にしていきたいと思っています。

管理面では労働時間や公休をきちんと管理し、法律を厳守しながら、今よりもっとスタッフの労務環境を良くしていくことが課題です。

各店舗のポジションの出勤と退勤の時間を決め、出勤時間をずらすようにしました。そのためにメニューや段取りを考え、作業効率を調整したり、仕込みの一部を業者さんへお願いしたりしました。

事務作業もそのうちの一つですね。面接までは店長さんが行わなければなりませんが、採用後の手続きは店長でなくてもできるので、そこをHybRidを活用し、本部が対応できるようになったことも労働時間の短縮になりました。

将来的には、より良い労働環境をつくり、飲食店の労働時間が長い、残業が多いというマイナスなイメージを覆したいですね！

※店内は比較的広々として落ち着ける雰囲気。

管理する上で期限を管理するという点は非常に重要なので、アラート機能は必ず欲しいですね。今後外国人雇用も検討しているので、申請書類の期限や労働時間の管理においてアラート機能は必須です。

一言…そうですね。やはり、労務をきっちり整えようと思うのであればクラウドシステムは必要だな！というのは、僕自身も改めて思っています。

何度も言っていますが、現場のスタッフの負担、そして本部の時間と手間を減らす、というのとペーパーレス化、この3点に尽きると思いますね。

HybRid最高です！僕は事務方の現場をよく知りませんが、とにかく妻（管理本部担当）が喜んでました。これがなかったら無理！と言っていたので、すごく便利なシステムなんだという印象ですね。

地域密着経営で行列のできる海鮮居酒屋＆すし屋を5店舗運営。美味しくて安いのは当たり前、スタッフ一同の心のこもったサービスも評判を呼び、開店から閉店まで客足が途切れることはありません。

Case株式会社海翔