大真実業株式会社 さま
ラーメン店の労務管理が1.5人分から0.8人分の業務量に、給与明細も電子化
この
- 労務管理が1.5人分から0.8人分の業務量に
- 給与明細の印刷・発送が1時間程度に
- 入社書類の記入漏れがほとんどなくなった
『ラーメン亀王』などを展開する大真実業株式会社が、紙で回収していた入社書類と給与明細をHybRidで電子化した事例。口座情報が揃わず締め日に間に合わないと、給与を現金で支給することもあった。導入後は記入漏れがほとんどなくなり、明細の印刷・発送は1時間程度に短縮、労務管理は1.5人分から0.8人分の業務量になった。
今回は労務管理システム「HybRid」の導入事例として、『ラーメン亀王』を主軸に新業態の飲食店舗も複数展開する大真実業株式会社の本部総務部・金子次長と日高さんに、導入前の課題や導入後の変化についてお話を伺いました。
導入前の課題：入社書類と口座情報を紙で回収していた
書類の提出漏れや紛失で、確認・修正の負担が大きかった
導入前はどのような課題をお持ちでしたか？
（金子次長）「当社ではこれまで入社時に、雇用契約書をはじめ、通勤手当、時給、口座など入社時に必要な情報は、ほとんどすべて紙ベースで回収していました。各店舗の店長が必要書類を回収するという流れだったのですが、書類の提出漏れや紛失もあり、すべて事後確認になっていたので、確認や修正の手間がかなりかかっていました。」
特に大変だったことはありますか？
（金子次長）「たとえば、給与計算を行う際に振込口座の情報が不足していることがありました。締め日（20日）が迫る中で情報が揃わないと振込処理が間に合わなくなるため、最悪の場合、給与を現金で支給することもありました。19日や20日に入社された方には早めに提出するよう強く求めると同時に、店舗へ何度も連絡を取り、提出を催促する必要がありました。」
（日高さん）「書類が社内便で送られてくるので、ほかの書類に紛れてしまうこともありましたね。また、提出された労働条件通知書に重要な情報が記入されていないことも多く、契約期間や時給が空欄のままになっていることも。後になって労働条件を確認しようとしても、肝心の書類が不完全な状態だったり、どこにあるのかわからなくなったりすることがありました。」
HybRid導入のきっかけ：属人化していた労務管理業務
担当者の不在で業務が滞りかけ、システム化を決断
導入の決め手は何でしたか？
（金子次長）「きっかけのひとつは、当時、総務の担当者が体調不良で出社できなくなり、労務管理の業務が滞りかけたことでした。もともと労務業務が属人的になっていたため、一人が抜けるだけで大きな影響が出る状況だったんです。このままではいけないと考え、業務をシステム化して属人化を防ぐ必要があると判断しました。」
「また、社労士の内藤先生とも定期的に打ち合わせをしていたのですが、同じような規模の飲食企業がすでにHybRidを活用して業務効率を改善しているという話を聞き、導入を本格的に検討するようになりました。」
導入後の改善点：入社手続き・給与明細・書類管理
入社手続き：オンライン入力で記入漏れがほとんどなくなった
（日高さん）「入社時の書類提出の流れがガラッと変わりました。HybRidでは必要な情報をすべてオンラインで入力しなければ申請が完了しない仕組みになっているので、記入漏れがほとんどなくなりました。以前のように、『口座情報がない』『契約書の重要項目が空欄のまま』といったことがなくなり、修正依頼の手間が減りました。」
工数削減：給与明細のWEB化で印刷・発送が1時間程度に
（金子次長）「これまでは、給与明細の印刷・発送作業だけで、昼から夕方まで何時間もかかっていました。HybRid導入後は、明細をWEB化したことで作業時間が1時間程度に短縮されました。毎月の業務負担が大幅に軽減され、他の業務に時間を充てられるようになったのは大きなメリットですね。」
「それから、給与明細の印字にかかっていた印刷代や専用紙が必要なくなり、こうしたコストの削減にもつながりました。」
「これまでは1.5人分の業務量がかかっていた労務管理業務が、大体ですが0.8人分の業務量になったと思いますね。」
書類管理：契約書や口座情報をすべてHybRid上で管理
（日高さん）「これまではすべて紙の管理だったのでファイルの数もすごく多かったのが、契約書や振込口座の情報などすべてHybRid上で管理できるため、必要な情報を探す手間がなくなりました。『この契約書、どこにある？』という状況がほぼゼロになりましたね。」
現在の課題：入社前に申請を完了させるルールの徹底
さらなる効率化と情報の正確性向上を目指して
HybRid導入後もまだ改善の余地があると感じる点はありますか？
（金子次長）「現場でのルール遵守をさらに徹底することが課題ですね。たとえば、入社前に必ず申請を完了させるよう徹底することが求められます。現在は、面接後にすぐ出勤を開始してしまうケースが一部あり、その場合はHybRidに情報が登録される前に勤務が始まってしまうんです。今後は、HybRid上で登録が完了しないと勤務を開始できないルールをもっと徹底する必要があると考えています。」
（日高さん）「また、銀行口座の変更申請時に画像のアップロードを必須にするなど、さらなる情報の正確性向上にも取り組んでいきたいですね。」
導入を検討している方へ：属人化した労務管理の負担を減らす
（金子次長）「導入してみないとわからない！というところはありますが、締め支払いの期日が短い企業様や、人の管理というコアの業務が属人的になっている企業様にとっては、負担を減らすことができると思いますので、総務人事の方に楽をしていただきたいです。」
他の導入事例もご覧ください
他にも多くの企業がHybRid導入で労務管理を効率化しています。他の導入事例もぜひご覧ください。
詳しくはお問い合わせください
HybRidの導入をご検討中の方は、こちらからお問い合わせください。無料デモのご依頼も承っております。
大真実業株式会社様について
社名: 大真実業株式会社
代表者: 代表取締役社長 大里 仁志
所在地: 〒531-0071 大阪市北区中津3丁目3番35号
事業内容: 中国料理店の経営、フランチャイズチェーンシステムによるラーメン店の経営並びに加盟店の募集・指導・育成、飲食業店舗のリース業、総合レストランの経営、うどん業態の運営、バル業態の運営、店舗の営業権の売買、不動産の賃貸、飲食店の経営コンサルタント業、職業能力開発促進法に基づく認定事業所としての人材の育成など。
