給与明細の発行が半日から5分ほどに。約30店舗の入社手続きもQRコードで｜株式会社WONDER CREWの導入事例

今回は、北海道札幌市を中心に、イタリアンや和風の居酒屋、バルなど、直営店、FC店を含め約30店舗を運営している株式会社WONDER CREWで、財務や経理などバックオフィス全般を管理されている加藤友里絵さんにお話を伺いました。

導入前の課題：紙と郵送の入社手続きで給与振込が間に合わない

導入前は入社の手続きが全て紙でした。通帳のコピーやマイナンバーカードのコピーに加えて、社員の場合は社会保険や雇用保険に関連する書類をすべて提出いただいていました。

毎月のアルバイトの入社人数も非常に多いので、保管するファイルがすぐパンパンになってしまい、保管義務を守るために確保する保管場所にも困っていました。ピークの時はアルバイトも含めて約250名ほど在籍しておりましたので、毎月届く書類の枚数も大変なことになっていました。あとはやり取りがすべて郵送でしたので時間的なコストもかかる上に、給与の振込が間に合わないスタッフもいました。ですので当時は必ず毎月現金支給者が数名いたという現状もありました。こういった状況がバックオフィスとしては少し煩わしい点であり、そのたびに店長といつになったら届くのかというやりとりが発生していて、それが課題になっていました。

毎月の入社人数：アルバイトは月に平均10名前後

アルバイトは月に平均して10名前後はいますね。店舗数が多かったときはもっと多かったです。

現場の負担：店長による書類のコピーと回収の声掛け

店長も結構大変だったと思います。書類のコピーも店舗でとっており、なかなか提出してこないアルバイトへの声掛けも、毎日シフトインしているわけではないので、回収するまで大変だったと思います。

※自然豊かな永山記念公園内にある北海道指定有形文化財、旧永山武四郎邸及び旧三菱鉱業寮に入る“和洋折衷”をテーマとした喫茶店「ナガヤマレスト」

導入後の改善：QRコードで入社情報がすぐ届き、紙の保管も不要に

QRコードを読み込んで必要な情報を入力いただくだけなので、社員の場合は入社前に送って、社会保険などの手続きに必要なものもすぐに来るのでスムーズに手続きが済みました。

アルバイトの方も店長との連携で入社情報のやり取りが最速化したので、情報がすぐ手に入り、現金支給になる方もいなくなりました。最大の良さは紙の保管がなくなったという点です。バックオフィスや役員がシステムに入れば従業員情報を閲覧できるため、知りたい情報を探すということが容易になりました。本当に紙管理で抱えていた課題やストレスがなくなったのは最高ですね。

他にも店長の業務として、QRコードを渡すだけなので出勤の有無にかかわらず情報を回収できる点が素晴らしい点だと思います。

年末調整：紙の配布が不要になり、対象者も画面で判断

紙を配布しなくてよくなった点もそうですし、そもそも年末調整をするしないということが画面を見ただけで判断できるので、紙の時よりスムーズに完了できていると思います。

便利な機能：複数法人の一括管理、マイナンバー申請、WEB明細

当社は現在、関連会社を含めて3社利用させていただいていますが、すべての会社を1つのアカウントでログインし、管理閲覧できる点がとても便利だなと思っています。3社すべての経理や総務業務も担当しているので、一気に仕事を片付けられて便利になっています。

また社員名簿ではマイナンバーの申請が来ているかどうかが一目で確認できるので、そこからマイナンバー申請依頼のメールが送信できるのがいい点だと思います。ただ困っているところでいうと、迷惑メールに入りやすく返信が来ないこともあるので、店長への連絡も一本いれますが、来ている来ていないが一目で確認できるという点は助かっています。

あとは3社のうち1社はWEB明細機能を利用させてもらっていますが、以前は紙出力だったので、印刷して店舗ごとに仕分けて郵送するという人為的作業が毎月必ず起こっていて、半日がその作業でつぶされていました。今は給与ソフトからデータを抽出してHybRidにインポートするだけで、時間でいうと5分ほどでぽちっと完了するので、そういう時間的、費用的コストをかなり削減できています。

※WONDER CREW社の業態「エゾバルバンバン」の名物、カラフルなレモンサワー「バンバンレモンサワー」

マイナンバーの回収：以前は紙のコピーを郵送

これまでは紙のコピーを郵送してもらっていました。マイナンバーとご本人確認をしないといけないと義務付けられているので、身分証明書も回収していましたね。

事務所での個人情報管理の難しさとアクセス制限

そうなんです！鍵付きという都合のいいロッカーなんてないですし、法律順守という意味では人数的にも難しい点もあったので、（システムで管理するにあたってHybRidは）誰しもがログインできるものではないところは素晴らしい機能だと思います。

今後の課題：労働条件通知書の送付、年末調整の連携、有休管理

正直、HybRidの機能を使い切れていないところもあります。すべてのアルバイトにまで労働条件通知書を送付できていない現状はあります。ただちょうど昨日（取材日2024/6/7）、労働条件通知書を送ったかどうかが確認できる機能がついて、やっていかないといけないなと思っていたところです（汗）

それから年末調整を（HybRidで）回収しても、会計ソフトには手入力になってしまっているので、それがうまく連携をしてソフトに簡単に入ってくれたら便利だなと思います。

後は労務的な面ではアルバイトの有休管理は非常に難しいので、それができればいいなと思います。今は手作業で管理して計算しているので、それが自動化されればすごくいいなと思います。

※2010年創業のWONDER CREW。14年間事業を支えてきた従業員のみなさま

導入を検討中の方へ：場所を問わずQRコードで申請できる

やはり今の時代は紙という時代ではなくなっているので、もちろん紙管理を推奨する会社や人もいらっしゃるとは思いますが、使ったらとても便利です！ということを言いたいですね。私の場合は圧倒的にコスト、特に時間のロスが一番つらくて、それがなくなるというのは導入してみて実感できることなので、まずは使っていただきたいです。本当にかなりおすすめをしたいです。QRコードを読み取るだけで場所を問わず申請ができる点は最大のメリットだと思うので、私は安心してみなさんにいいよとお伝えしたいシステムです。

WONDER CREW様について

「北海道を代表する食のリーディングカンパニーになる」を掲げながら、飲食業として8業態を持ち、直営店の他に委託オーナー制度、FC事業も展開。北海道に育てられた恩返しとして社会に必要とされる企業体を目指しながら、高度な技術力とクリエイティブでサービスや商品を開発・改善し、お客様に新しい価値（驚きや感動）を提供している。

HP: wondercrew.jp

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