株式会社サンクワーク様（本社：東京都中野区）は、「博多とりくら」など複数の人気ブランドを全国で展開されている飲食企業です。急速な出店やアルバイト採用の増加に伴い、バックオフィス業務の負荷が増大していた同社。今回は、労務・給与計算を一手に担う取締役副社長であり管理責任者の岩野様にHybRid導入前の課題から、導入後に得られた大きな成果について詳しくお話を伺いました。

HybRidを導入する前の労務管理はどのような状態でしたか？

「サンクワークでは長らく、入社書類・給与明細・勤怠管理まで労務管理はほとんど“紙”と“Excel”で運用していました。全国での多店舗展開ならではの物理的な距離が、大きな負担でした。」

具体的にはどのような課題がありましたか？

「入社手続きはすべて紙でした。沖縄に店舗があった時期は、入社書類を郵送してもらい不備があればまた送り直し。すぐに退職してしまった人とは連絡がつかず給与の振込ができなかった時には本人の自宅まで行ったこともあります。従業員の書類も大量のバインダーで事務所を圧迫していました。

給与明細も毎月約200名分をExcelで作って、1人ずつ作成して店長に送って、店長が従業員に配る…。毎月“地獄”のような作業でした。毎月の作業なので店長も大変だったと思います。」

当時は給与計算も岩野様がされていましたよね。

「はい、Excelを使って僕がやってました。締め日から支給日までの期間が短くて、毎月ぎりぎり。勤怠の集計から経費精算の取りまとめまでしていると、3~4日かかっていて‥（1）。給与計算が終わった後は、社長が1人1人銀行振込を手作業で行っていて、その負荷も大きかったですね。」

当時は勤怠管理も紙だったのですか？

「紙でした。それもレコーダーではなく出勤したら紙に手書きで打刻していました。印刷した紙に全員の名前が並んでいて、スタッフが時計を見て直接書き込む形です。その紙を後でスキャンしてExcelに落とし込んで…という作業でした。」

そこからシステム化を検討された理由は何でしたか？

「元々、クラウド勤怠システムの導入を社長と話していました。ただ、当時はコストの問題もあって“もうしばらく紙で頑張ろう”という状態でした。そんな中で今導入しているFLAROの開発会社の社長（安倍さん）とは元々交流があり、思い切って試運転を始めたんです。」

「紙の打刻に比べて入力の手間が一気に減り、データがクラウドに残るのも大きかったですね。」

勤怠システム導入後、すぐのHybRidの導入の決め手は何でしたか？

「飲食企業の導入実績が多く、現場の運用を理解した提案だったことです。また、勤怠管理システムFLAROとマスターデータを連携できることも大きな魅力でした。システムがバラバラだと管理が大変ですが、HybRidなら“入社から給与計算まで”一気通貫で回せると感じました。」

導入後の変化はありましたか？

「一番大きいのは、入社手続きや書類管理が“紙から完全に脱却できた”ことです。入社書類が不足していて再提出をお願いして数回やり取りする…そういうことが本当に無くなりました。今は全てスマホで申請してもらえて、その場で確認できるのが大きいですね。」

入社までのスピード感にも変化がありましたか？

「めちゃくちゃ変わりました。紙のときは、不備があると次の出勤日まで待つことになり、1週間かかるケースもありました。HybRidだと“今日書類上げます”と連絡が来たらこちらもその日のうちに確認できます。最短だと翌日から勤務OKまで進むようになりました。」

給与明細の配布は大きく負担が減ったのではないですか

「もう劇的です。以前は200人分の明細を1人ずつ印刷して裁断して、店長に送って、店長が配るという流れでしたが、今は全員がスマホで見られるので、その作業自体がゼロになりました。」

実際の給与計算にかかる時間はどれくらい変化しましたか？

「以前は3~4日かかって作業しているような状態でした。今はほぼ1日、多くても2日あれば終わります。“業務時間を削ってやらないと終わらない”という精神的な負担もなくなりました。おかげで今は臨店の時間が増えたり、一番は自分の睡眠時間が増えたことが何よりです（笑）」

「年末調整も紙だった頃は本当に大変で…。退職者への源泉徴収票を印刷して裁断して、店舗ごとに仕分けて郵送して…という作業が全部なくなりました。必要な人が自分でダウンロードできるのがありがたいですね。」

今後の課題として感じていることはありますか？

「これからは、就業規則や各種規程類をしっかり整備していきたいと思っています。今まで出店が続いてバタバタしていたので、“会社としてのルールを体系的にまとめる”という部分に手が回っていませんでした。HybRidを導入して労務管理の基盤が整ってきたぶん、次は制度面をしっかり固めたいという気持ちがあります。」

「あとは、今はあまり活用できていませんが、今後は外国人雇用も含めた多様な働き方に対応できるよう、将来を見据えて整えていきたいと思っています。」

最後に、現在導入を検討している方に一言お願いします！

「飲食業の方には本当におすすめです。紙の書類やExcelで運用している企業さんは、間違いなく業務が変わると思います。現場を理解したシステムなので、“うちには合わないかも…”という不安もありません。」

株式会社サンクワーク様について

株式会社サンクワーク様は、「博多とりくら」をはじめとした複数ブランドを全国で展開し、地域に根ざした飲食店運営をされている企業です。各ブランドの特徴を活かした店舗づくりに取り組み、多様なニーズに応える業態展開をされています。

社名：株式会社サンクワーク
代表者：代表取締役社長　勝又 結人
所在地：東京都中野区鷺宮3-9-21
URL：https://thankwork.co.jp/
事業内容：飲食店の運営（博多とりくら、ほか全国展開）