労務管理システム「HybRid」の導入事例として、今回は『ラーメン亀王』を主軸に新業態の飲食店舗も複数展開する大真実業株式会社の本部総務部 金子次長と日高さんに、導入前の課題や導入後の変化についてお話を伺いました。

導入前の課題

書類の提出漏れや管理負担が大きな問題に

導入前はどのような課題をお持ちでしたか？

（金子次長）「当社ではこれまで入社時に、雇用契約書しかり入社時に必要な情報、通勤手当、時給、口座等すべて紙ベースでの回収がほとんどでした。各店舗の店長が必要書類を回収するという流れだったのですが、書類の提出漏れや紛失することもありすべて事後確認になっており、確認や修正の手間がかなりかかっていました。」

特に大変だったことはありますか？

（金子次長）「たとえば、給与計算を行う際に振込口座の情報が不足していることがありました。締め日（20日）が迫る中で情報が揃わないと、振込処理が間に合わなくなるため、最悪の場合、給与を現金で支給することもありました。19日20日に入社された方には早めに提出するようにというのを強く求めるのと同時に、店舗へ何度も連絡を取り、提出を催促する必要がありました。」

（日高さん）「書類が社内便で送られてくるので、ほかの書類に紛れてしまうこともありましたね。また、提出された労働条件通知書に重要な情報が記入されていないことも多く、契約期間や時給が空欄のままになっていることも。後になって労働条件を確認しようとしても、肝心の書類が不完全な状態だったり、どこにあるのかわからなくなったりすることがありました。」

HybRid導入のきっかけ

システム導入を決めた背景

導入の決め手は何でしたか？

（金子次長）「きっかけのひとつは、当時、総務の担当者が体調不良で出社できなくなり、労務管理の業務が滞りかけたことでした。もともと労務業務が属人的になっていたため、一人が抜けるだけで大きな影響が出る状況だったんです。このままではいけないと考え、業務をシステム化して属人化を防ぐ必要があると判断しました。」

「また、社労士の内藤先生とも定期的に打ち合わせをしていたのですが、同じような規模の飲食企業がすでにHybRidを活用して業務効率を改善しているという話を聞き、導入を本格的に検討するようになりました。」

HybRid導入後の改善点

入社手続きがスムーズに

（日高さん）「入社時の書類提出の流れがガラッと変わりました。HybRidでは必要な情報をすべてオンラインで入力しなければ申請が完了しない仕組みになっているので、記入漏れがほとんどなくなりました。以前のように、『口座情報がない』『契約書の重要項目が空欄のまま』といったことがなくなり、修正依頼の手間が減りました。」

管理業務の工数削減

（金子次長）「これまでは、給与明細の印刷・発送作業だけで、昼から夕方まで何時間もかかっていました。HybRid導入後は、明細をWEB化したことで作業時間が1時間程度に短縮されました。毎月の業務負担が大幅に軽減され、他の業務に時間を充てられるようになったのは大きなメリットですね。」

「それから給与明細の印字にかかっていた印刷代や専用紙が必要なくなり、このようなコストの削減にもつながりました。」

「これまでは1.5人分の業務量がかかっていた労務管理業務が、大体ですが0.8人分の業務量になったと思いますね。」

書類の保管や確認がラクに

（日高さん）「これまではすべて紙の管理だったのでファイルの数もすごく多かったのが、契約書や振込口座の情報などすべてHybRid上で管理できるため、必要な情報を探す手間がなくなりました。『この契約書、どこにある？』という状況がほぼゼロになりましたね。」

現在の業務上の課題

さらなる効率化を目指して

HybRid導入後もまだ改善の余地があると感じる点はありますか？

（金子次長）「現場でのルール遵守をさらに徹底することが課題ですね。たとえば、入社前に必ず申請を完了させるよう徹底することが求められます。現在は、面接後にすぐ出勤を開始してしまうケースが一部あり、その場合はHybRidに情報が登録される前に勤務が始まってしまうんです。今後は、HybRid上で登録が完了しないと勤務を開始できないルールをもっと徹底する必要があると考えています。」

（日高さん）「また、銀行口座の変更申請時に画像のアップロードを必須にするなど、さらなる情報の正確性向上にも取り組んでいきたいですね。」

HybRid導入を検討されている方へ

（金子次長）してみないとわからない！というところはありますが、締め支払いの期日が短い企業様や、人の管理というコアの業務が属人的になっている企業様にとっては、負担を減らすことができると思いますので、総務人事に楽していただきたいです。

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大真実業株式会社様について

• 社名: 大真実業株式会社

• 代表者: 代表取締役社長 大里 仁志

• 所在地: 〒531-0071 大阪市北区中津3丁目3番35号

• URL: https://daishin-jitugyou.jp/

• 事業内容: 中国料理店の経営、フランチャイズチェーンシステムによるラーメン店の経営並びに加盟店の募集・指導・育成、飲食業店舗のリース業、総合レストランの経営、うどん業態の運営、バル業態の運営、店舗の営業権の売買、不動産の賃貸、飲食店の経営コンサルタント業、職業能力開発促進法に基づく認定事業所としての人材の育成など。