導入前の社内の労務管理の状況は？

清水取締役：これまで労働条件通知書や誓約書は紙の書式を使用していました。管理も提出された用紙をファイリングしておりました。労働条件通知書は記入の抜け漏れがあったり、また更新管理もなかなか出来ない状況でした。誓約書も提出されたかどうかなどの管理も散漫になっていたというのが現状です。事業拡大に伴う新規採用や新店舗の立上げにともなう社員の部署異動などもあり、労務管理を整える必要がありました。

HybRidを選んだ理由を教えてください

清水取締役：紙による管理は、検索するにもひとつひとつ書類を探したり、本人へ契約書を届けるにも店舗へ行って説明するなど、非常に効率が悪く限界を感じていました。人事労務ソフトの展示会をめぐって情報は集めていましたがソフトの機能、導入コスト面などでなかなか決定的なものに出会うことができませんでした。そのなかでもHybRidの説明を聞いたとき、弊社の労務管理上の希望をほぼカバーしていたのでHybRidを選びました。

HybRid導入後はすぐに慣れましたか？

清水取締役：HybRidは非常にシンプルで誰でも簡単に操作ができたので、すぐに慣れました。
現場への負担になるのではと躊躇していましたが、スマートフォン1つで簡単に雇用契約書の内容を確認・本人承認・本部の承認ができ、契約更新のタイミングでアラートがなる仕組みになっており、更新管理が抜けなくできる点が魅力です。もしわからないことがあっても専用のチャット機能での対応が迅速で着信メールに埋もれる心配もなく非常に助かります。

導入後に変化・効果がありましたか？

清水取締役：導入後は大きく３つ変化がありました。1つ目が書類印刷費用・保管費用・郵送代が月に2、3万円掛かっていたコストが削減出来ました。2つ目が本部の管理部門・店舗責任者の工数が月間トータル50時間程度削減出来ました。最後に一番の課題であった個別の雇用契約書の締結・期限漏れがなくなり、労務リスクを最大限に低下させることができました。

これから取り組みたいことはありますか？今後の展望をお聞かせください。

清水取締役：弊社は酒屋・飲食店・介護施設の他種多様の事業を運営しております。
コロナウィルス感染症により、酒屋・飲食店に関しては、打撃を受けている中、働き方改革を推進しなければならない経営環境に置かれています。家族のような従業員を守るためにも一人一人と深く向き合い働きやすい環境下を作っていきたいと思います。