労務管理システム「HybRid」の導入事例について、今回は、北海道で「イザカヤラボ」などを運営している株式会社RITTAN 代表の池田さんにお話を伺いました。

HybRid導入前の課題についてお聞かせいただけますか？

課題は大きく2つありました。1つ目は、労働条件通知書や入社書類の配布・回収作業を店長が行っており、これが店長の業務負担となっていた点です。店長業務は他にもたくさんあるため、この作業にかなりの工数がかかり、その結果、店長の労働時間が長くなっていました。また、もう1つの課題は、給与明細の作成と発行が店長の手作業で行われていたことです。これも同様に大きな負担となり、効率を改善する必要がありました。これら2つが大きな問題として会社全体で認識されていました。

特に現場の負担を減らすことに注力されているようですが、具体的にどのような背景があったのでしょうか？

弊社では特に現場の業務を減らすことが重要な取り組みと位置づけています。近年、労働力不足が深刻化しており、特に弊社のような店舗では、社員が1人で現場を回すケースがほとんどです。そのため、店長1人にかかる負担が非常に大きく、これを軽減しなければならないという認識が強くありました。

アルバイトの入社に関する業務も負担の一因だったのですね。どのくらいの頻度で入れ替わりがあったのでしょうか？

店舗の状況によりますが、多いときは1ヶ月で3～4名のアルバイトが新しく入社することがあります。特に新店舗だと、一度に10名以上の入社書類が必要になることもあります。また、入社手続きに不備がある場合、マイナンバーや銀行口座の情報が未提出だったり、必要な書類がそろわないことが頻繁にありました。その都度、店長が後追いで確認しなければならず、この作業もかなりの時間と手間を要していました。

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具体的にどのような業務プロセスになっていたのでしょうか？

以前は、これらの書類をすべて店長が回収し、本部へ郵送する形をとっていました。月初に全体会議があるので、その会議までに書類を提出するのがルールでした。不備がある場合には、その場で受け取らず、再度アルバイトに確認や提出を促す必要があったため、かなりの労力がかかっていました。

HybRidを導入しどのような効果がありましたか？

導入後、効果は非常に大きく感じています。まず、給与明細や労働条件通知書などの書類管理がすべてWebで完結するようになりました。これにより、店長が行うべき業務がほぼなくなり、大幅に工数を削減できました。また、本部としても、アルバイトがWebで直接手続きを完了できるため、不備が減り、後追いの作業もほぼ必要なくなりました。さらに、本部から直接アルバイトに連絡できる環境が整備されたため、店長を通す必要がなくなった点も非常に大きなメリットでした。

店長の業務負担が軽減されたことは大きいですね。どのような業務に注力されているのでしょうか？

店長の仕事は基本的にどうやって売上を伸ばすかがメインであると考えています。具体的には、アルバイトの教育やモチベーション管理、クーポンの施策とか広告戦略、それからGoogleの口コミをどうやって上げるかっていう部分まで、幅広くやってもらっています。これが店長の重要な役割です。

自分の考えとしては、店長が売上に関係ない仕事で忙しくなるのは避けたいんです。これまでは店長が電話対応とか事務作業も全部やってたんですけど、店長は本来、現場の環境を整えて売上を上げることに集中するべきなんですよね。だから、労務管理みたいな事務的な仕事はシステム化して、本部で一括管理できるようにすべきだと思っています。店長がそういう業務に時間を取られる必要はないと思います。

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労務管理は確かに大事ですが、それを店長に任せる必要はないということですね？

そうです。労務管理は非常に重要な業務で、ミスがあってはいけません。しかし、それを店長がやる必要があるかと言えば、そうではないと思います。しっかりとしたシステムと環境を整えれば、本部で十分に対応できる業務です。店長が労務を担当したからといって、それが直接売上に貢献するわけではありません。ですから、労務は本部でシステム化し、店長には売上や現場の運営に集中してもらうことが理想です。

店長が売上に直結する業務に集中できる環境作りが進んでいるのですね。導入されたシステムで特に便利だと感じている機能はありますか？

そうですね、一番便利だと感じているのは、入社書類のQRコード機能です。面接時にQRコードをアルバイトに渡すだけで、すぐに必要な情報を入力してもらえるので、メールのやり取りなど煩雑な手続きがなくなりました。また、店長はシステムにログインする必要がなく、本部で一括管理できるため、現場の負担を大幅に軽減できました。給与明細の作成や配布についても非常に柔軟で、他のシステムと比較しても取り込みや修正が容易です。このように、多くの工数が削減され、現場もスムーズに運用できています。

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店舗運営においては、システム化の効果が大きかったようですね。最後に、導入を検討している企業に向けて、何かアドバイスはありますか？

私の経験から言えるのは、特に5店舗から10店舗程度の規模の会社が、今まさに業務効率化を図るべき時期だということです。この規模の企業では、人員や業務が増えていく中で、システム導入に消極的な場合が多いですが、むしろシステム化はコスト以上の効果を生むことが多いです。特に労働条件通知書や給与明細のWeb完結は、業務負担を大幅に軽減し、現場での業務に集中できる環境を作るための重要なステップです。これからの時代、人手不足や働き方改革の流れに対応するためにも、システム化は避けて通れないと思います。実際に弊社も導入して、本当に良かったと感じていますので、ぜひ他の企業にもお勧めしたいですね。

RITTAN様について

2019年創業。コロナ禍で飲食業界は大打撃を受けるも、5年で10店舗出店。『チームとしての行動を徹底し、豊かな心をもった従業員と共に、様々な可能性にチャレンジし続ける。』を経営理念とし、全ての従業員が一体となってチャレンジを続けてきております。近年は、社内独立や新規業態の開発にも注力しております。

• 店舗数：8店舗

• 主なお店：「イザカヤラボ」「全席完全個室　海鮮としゃぶしゃぶ とら-TORA-」「サムギョプサル　韓国料理 モクポ」など

• 事業内容：飲食店の運営・飲食店のコンサルティング

• URL：https://www.rittan.jp/