今回は1970年創業以来、大阪や沖縄でホテル運営をされている株式会社王宮の総務である丹羽さんにお話を伺いました。

HybRidの導入前はどのような課題をお持ちでしたか？

弊社ではもともと紙で入社申請書類を提出してもらっていました。勤怠の締め日が20日なので、そのギリギリに入社される方も多く、書類がなかなか揃わないことが多々ありました。特に給与口座やマイナンバーの提出が遅れると手続きが後手に回ってしまい、業務が滞る原因になっていました。

紙での手続きだとマイナンバーの申請が進まず、そのまま忘れられてしまうこともありました。アルバイトの学生さんが数年働いて退職する場合は問題ないのですが、途中で社会保険に加入したいという主婦の方などがいると、マイナンバーが必要になります。オンライン手続きが主流となった現在では、個人番号がないと処理が進まないんです。

特徴的な「顔柱」がお出迎えする道頓堀ホテル、正面入り口。

具体的にはどのような手間がありましたか？

書類のやり取りが増え、何度も連絡を取る必要がありました。私一人で対応していたので、正直なところ限界を感じていました。紙の書類は保管場所も取りますし、個人情報の管理も厳重にしなければならないので負担が大きかったですね。

各ホテルの担当者から書類を回収する際、不備があると再度確認する必要がありました。特に3月や4月の入社が多い時期は、確認する書類の量が膨大で、一人で対応するのは大変でした。

HybRidを導入してからその状況はどのように変わりましたか？

システム上で必要な情報を入力しないと申請ができない仕組みになっているので、書類の不備が大幅に減りました。マイナンバーも最初から入力してもらえるので、手続きがスムーズになりました。おかげで入社申請にかかる工数が大幅に削減され、とても助かっています。

その他に感じられている導入の効果はありますか？

外国人アルバイトの申請も楽になったのは大きいですね。彼らはスマホの操作に慣れているので、漢字の入力が難しい紙よりも、システム上での入力の方がスムーズです。交通費の申請も正確になり、こちらで経路を確認する手間が減りました。

年末調整では前年のデータを流用できるので、従業員も私たちも手間が減りました。特に同じ内容が多い場合、再入力の必要がないので非常に便利です。これまで以上に正確な申告が可能になりました。正確な数字は出していませんが、一人あたりの入社手続きにかかる時間は半分以下になったんじゃないですかね。全体で見ると、月に数日分の業務が削減できています。私一人で対応しているので、この効果はとても大きいです。

道頓堀ホテルにて、クリスマス等のイベントではにぎやかな飾りつけをしてお客様を歓迎している。

今後の課題に感じている点はありますか？

アルバイトスタッフの有給管理ですね。出勤日数が人によって異なるので、有給の付与日数も変わります。これまではエクセルで管理していましたが、手作業では限界があります。システムで自動化できれば、管理の精度も上がり、従業員への情報提供もスムーズになると期待しています。現在CSSさんで開発中（2025年1月16日リリース済み）と伺っていますので、リリースを心待ちにしています。これが実現すれば、さらに業務効率が向上すると思います。

最後に、導入を検討している企業へのメッセージをお願いいたします。

同様のシステムは他にもありますが、コスト面で導入しやすいのは大きな魅力です。最初はオンライン化に不安もありましたが、サポート体制がしっかりしているので安心して始められました。システムに不慣れな方でも、手厚いサポートが受けられるのでおすすめです。操作方法を丁寧に教えていただきましたし、こちらの疑問や要望にも迅速に対応してもらえました。物腰の柔らかいスタッフの方々のおかげで、不安なく導入することができました。

株式会社王宮様について

1970年創業のホテル経営を中心とした企業。2008年にインバウンド戦略に転換後、現在は大阪と沖縄で計4店舗のホテルを運営しています。「日本と世界の架け橋になる」という使命のもと、旅行者に快適な滞在を提供することを目指しています。「人とのつながり」を重視した店舗運営で現在は約300名のスタッフが一丸となり、地域社会に貢献しながら成長を続けている企業です。

HP:https://bridge-group.net/company/